Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

359 hit
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Adrian Tuswandi

Komisioner KI Sumbar

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dikenal dengan PPID merupakan triger penting bagi badan publik untuk memastikan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di badan publik.

Bagi pemerintah daerah, PPID sudah punya cantolan kuat yaitu Permendagri 3 Tahun 2017.

Tapi apa itu PPID, ternyata masih banyak PPID Utama dan PPID Pelaksana (PPID Pembantu) yang tidak memahami strategisnya tugas dan fungsi PPID itu sendiri.

Hari ini di kegiatan PPID Utama Pemkab Solok Selatan, izinkan pemateri berbagi untuk memberikan pemahaman PPID itu, dan berharap ini tidak sekadar tinggal habis kegiatan ini saja.

Memahami dan menerapkannya harus ada kemauan PPID untuk mengaktualisasikannya di badan publik terutama PPID Utama pemerintahan provinsi, kota dan kabupaten.

APA itu PPID?

PPID adalah pejabat yang disebutkan dalam UU 14 tahun 2008 dan regulasi turunannya sebagai orang yang berwenang melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi publik di badan publik masing-masing yang berdasarkan perundang-undangan.

PPID Utama pemprov, pemkab dan pemko itu atasannya menurut Permendagri 3 Tahun 2017 adalah Sekretaris Daerah. PPID bertugas mengklarifikasi informasi publik, melakukan uji konsekuensi terhadap informasi dikecualikan.

Bagi PPID Utama, dia menjadi koordinasi pelayanan informasi publik bagi PPID Pelaksana yakni Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

PPID Utama juga menerbitkan Standar Pelayanan Informasi Publik yang ditetapkan oleh kepala saerah atau Sekda selaku atasan PPID Utama.

PPID Utama bersama PPID Pelaksana di OPD juga wajib meng-upgrade Daftar Informasi Publik sekali dalam enam bulan yang menjadi keputusan dari bupati atau atasan PPID Utama.

SOP yang mesti disiapkan dan harus ada oleh PPID Utama berdasarkan Permendagri 3 Tahun 2017 yaitu; SOP Pelayanan Informasi Publik, SOP Penyusunan Daftar Informasi Publik, SOP Penetapan Informasi Dikecualikan dan SOP Fasilitasi Menghadapi Sidang Sengketa Informasi Publik di Komisi Informasi.

PPID Utama juga wajib melampirkan pengelolaan informasi publiknya setiap tahun ke Komisi Informasi, paling lambat 31 Maret setelah tahun anggaran berjalan.

Pasal 1 UU KIP angka 9 : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

PPID menjadi sangat penting karena punya tugas untuk melakukan pengklasifikasian informasi publik, bahkan di PP 61 Tahun 2010 PPID eksistensinya diakui.

Selain itu Permendagri 3 Tahun 2017 juga menegaskan peranan PPID dan bagaimana PPID bertugas mengelola informasi publik di Kemendagri, pemerintah provinsi, pemerintah kota dan kabupaten.

Bahkan Permendagri tersebut juga menggariskan soal ketersediaan anggaran PPID yang bersumber kepada APBN untuk Kemendagri dan APBD buat PPID provinsi, kota dan kabupaten.

PPID memiliki struktur dan atasannya adalah pimpinan badan publik, kalau di pemerintah daerah maka atasan PPID adalah Sekda.

Porsi besar kewenangan PPID itu, menjadikan PPID adalah organ penting dalam suksesnya penerapan UU KIP.

Bahkan bagi Komisi Informasi menilai PPID itu seperti bank informasi publik di badan publik.

Semua data sesuai klasifikasi informasi di badan publik, PPID harus menyimpan dan mengumumkannya sesuai aturan berlaku.

Tapi faktanya, delapan tahun sejak UU KIP ada, masih banyak PPID yang tidak tahu fungsi dan kewenangannya.

Bahkan terkesan PPID ditugaskan untuk sekedar mematuhi perintah UU KIP dan regulasi lain pelaksana dari UU KIP sendiri.

Dan sering ditemui bahwa anggaran PPID juga sangat minim, sehingga ruang untuk mengaktualisasikan tugas dan fungsi seorang PPID sangat terbatas sekali.

Jujur, badan publik yang punya PPID mumpuni pasti menekan sengketa informasi publik ke Komisi Informasi, karena pelayanan dan memberikan hak untuk tahu publik atas informasi telah terpenuhi dan terpuaskan di meja PPID.

Tapi PPID hanya sekadar mematuhi perintah UU, tentu ini membuat repot badan publik.

Sengketa informasi publik terjadi si PPID-nya sering menjadi kuasa dari atasan PPID di badan publik tersebut, dan PPID pun duduk di kursi termohon pada sidang sengketa informasi publik.

Bahkan kasihan lagi, PPID di meja mediasi juga tidak bisa memberikan kata pasti untuk menyelesaikan sengketa informasi publik sebelum berkonsultasi ke atasannya.

Akibatnya banyak sengketa informasi harus berujung kepada keputusan Majelis Komisioner yang bersifat ajudikasi non litigasi mirip (quasi) lembaga pengadilan.

Bahkan putusan majelis inkraht jika dalam 14 hari kerja sejak keputusan majelis komisioner diterima para pihak tidak mengajukan keberatan kepada pengadilan seperti ke PTUN atau Pengadilan Negeri.

Dr Refly Harus pada diskusi di KI DKI Desember 2018 lalu mengatakan, hak keberatan atas putusan KI itu sebenarnya ada pada publik selaku pemohon, tidak mesti seharusnya badan publik pula yang mengajukan keberatan sebagaimana praktek kekinian.

Karena hak untuk informasi publik itu ada di masyarakat, badan publik hanya menyediakan, melayani dan memberikan.

Kembali ke PPID, setelah diamanahkan pimpinannya, seorang PPID harus bekerja sesuai aturan UU KIP dan regulasi turunannya, ada Peraturan Pemerintah nomor 61 tahun 2010, Peraturan Pemerintah Pelaksana UU KIP.

Ada pula Peraturan Komisi Informasi nomor 1 tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik, ada Permendagri 3 tahun 2017, juga ada peraturan pengelolaan informasi publik yang dimiliki badan publik, baik badan publik di daerah maupun badan publik vertikal termasuk partai politik.

Lalu PPID melakukan pemahaman kerja dengan petugas atau staf PPID, dan berkoordinasi dengan PPID Pembantu dalam rangka menyusun SOP dan pengklasifikasian informasi publik, plus menyediakan sarana dan prasarana pendukung pengelolaan informasi publik.

Mulai menjalan layanan informasi publik, petugas pelayanan informasi publik, papan informasi publik, termasuk media sosial atau website resmi badan publik, dengan tugas dan fungsi PPID seperti itu, selesai kah tugas seorang PPID? Ternyata belum.

Ada upgrading terkait daftar informasi publik paling lambat sekali enam bulan dalam satu tahun, lalu membuat laporan pelayanan informasi publik disampaikan kepada Komisi Informasi paling lambat tiga bulan setelah tahun anggaran berakhir.

Dan jangan lupa, menjadi kuasa pimpinan bisa juga hadir dalam sidang sengketa informasi publik.

Meski kerja keras satu kendala dihadapi PPID selama ini soal ego sektoral unit kerja di lingkungan instansinya, seperti di PPID Utama pemprov, pemkab atau pemko, apalagi kepala dinas atau badan atau bagian punya kedekatan personal dengan kepala daerah.

Maka dipastikan, kerja PPID aplikasikan UU KIP akan tersendat.

Belum lagi mindset keterbukaan informasi publik di banyak pejabat publik baru manis diucapkan saja alias lips service.

Sukses PPID harus memiliki garansi dan kekuatan dari pimpinan tertingginya.

Jika pimpinan tertinggi seperti gubernur, bupati atau wali kota memahami arti penting keterbukaan informasi publik dalam menopang good governance, clean and clear governance dan menangkal perilaku korupsi, dipastikan PPID bekerja akan lempang, apalagi kepala daerah memberikan reward dan punish kepada pejabatnya.

Gubernur Sumbar Irwan Prayitno waktu itu di banyak kesempatan selalu menegaskan bahwa menjadi pejabat publik harus terbuka, termasuk soal anggaran di bidang atau dinasnya.

Jika takut terbuka silahkan urung dengan sukarela menjadi pejabat publik

SOP PPID

Standar Operasi Prosedur (SOP) Pengelolaan Informasi Publik dibuat oleh PPID Utama pemprov, pemkab, pemko atau badan publik lainnya.

Berdasarkan kepada UU 14 Tahun 2008 dan regulasi turunannya disahkan oleh kepala daerah minimal atasan PPID Utama di pemerintahan baik provinsi, kota maupun kabupaten.

PPID adalah pejabat yang bertugas dan bertanggung jawab melakukan pengelolaan dan pelayanan informasi publik meliputi proses pengumpulan, penyediaan, pengklasifikasian, penyimpanan, pendokumentasian, dan pelayanan informasi.

Permendagri 3 Tahun 2017 disebutkan PPID Utama adalah pejabat yang mengurus soal informasi dan dokumentasi dan PPID Pembantu (kini disebut PPID Pelaksana) adalah Sekretaris di Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

PPID Utama berkolaborasi dan bersinergitas dengan PPID Pelaksana untuk menyusun minimal 5 SOP yang didasari pada Permendagri 3 Tahun 2017.

Yaitu SOPPelayanan Informasi Publik , SOP Pengklarifikasian Informasi Publik, SOP Informasi Dikecualikan, SOP Fasilitasi Sengketa Informasi Publik di Sidang Komisi Informasi Publik. SOP penting untuk menghindari bertemu langsung pejabat dengan publik dalam mengelola informasi publik.

Juga penting untuk menetapkan pemberian atau menolak memberikan informasi publik kepada publik.

SOP terbaik itu disahkan dan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi badan publik supaya berganti pejabatnya karena mutasi dan kebutuhan organisasi, SOP tetap berlaku dan sah diterapkan.

PPID Utama dan PPID Pelaksana harus mengenyampingkan ego sektoral dalam pengelolaan informasi publik.

PPID Utama merupakan kuasa dari Atasan PPID Utama yakni Sekda dalam pengelolaan maupun menghadapi sengketa informasi publik.

Jadi tidak ada alasan ego atau kedekatan dengan pimpinan tertinggi membuat mangkrak pengelolaan informasi publik dan kerja PPID Utama.

PPID Utama hebat melakukan kolaborasi dan sinergi dampaknya pelayanan informasi publik berjalan sesuai ketentuan dan menekan terjadinya sengketa informasi publik.

PPID Utama key word bagi badan publik dalam menerapkan UU 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, karena embrio terjadinya sengketa informasi publik atau pidana informasi publik bermula dari PPID itu sendiri.

Jangan sampai ulah kerja setengah hati PPID Utama dengan PPID Pelaksana maka Atasan PPID menjadi tersangka atau terpidana karena ketentuan pidana informasi publik.

Penutup Ayo Terbuka, untuk pemerintahan yang bersih dan bertanggungjawab, ini menjadi kata penutup dari pemateri, semoga materi PPID ini bermanfaat dan tidak sekedar tinggal di saku PPID saja, tapi diaktualisasikan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik di badan publik masing-masing.

Penulis yakin materi ini belum sempurna tentu ada kekurangan dan kelemahan untuk itu, pemateri sangat terbuka untuk diskusi dan sharing sesuai kondisi dan kearifan lokal dalam semangat bersama terbuka informasi publik.

Akhir kata, pemateri mengucapkan terima kasih kepada Bupati Solok Selatan Khairunas yang memfasilitasi kegiatan penguatan kapasitas ini.

Salam Transparansi, Ayo Terbuka, Informasi Publik Hak Anda Untuk Tahu. (***)

Komentar